VMI-oplossing van Van Egmond Groep zorgt voor optimalisering in het proces bij Gebhard Electro

Gebhard Electro VMI

Gebhard Electro logoGebhard Electro, gevestigd in Oosterhout, heeft zich ontwikkeld tot een toegewijde partner voor het creëren van veilige en betrouwbare elektrische oplossingen gericht op de maritieme en industriële markt. Zij hebben een eigen engineersafdeling, eigen productie, een eigen installatieteam en een eigen serviceteam. Een organisatie met veel mogelijkheden en dus ook met veel processen. Bij één van deze processen liepen ze er tegenaan dat er te veel tijd verloren ging. De VMI dienstverlening van Van Egmond Groep bood hierin de oplossing.

Wat is VMI?

VMI staat voor Vendor Managed Inventory. Met de VMI-oplossing creëer je een voorraadsysteem voor producten die je altijd op voorraad wilt hebben. Op basis van behoefte en afname worden er kasten met bakken geplaatst, waarin de verschillende producten op voorraad worden gelegd. Vervolgens wordt de voorraad beheerd en wordt de materiaalbehoefte regelmatig gecontroleerd. Op basis van vooraf overeengekomen afspraken, vindt vervolgens de levering van de benodigde materialen plaats.
Meer weten over VMI? Lees hier meer.

Efficiënter werken met VMI

Tijdens het productieproces liepen ze er bij Gebhard Electro tegenaan dat er veel op en neer gelopen moest worden tussen de werkplaats en het centrale magazijn. Deze afstand werd voornamelijk afgelegd voor het halen van klein materiaal. Uiteindelijk kostte dit veel kostbare tijd en leek VMI al snel de oplossing hierin.
VMI wordt veelal gebruikt voor het ondersteunen van producties en processen, zowel in tijd, als in het voorkomen dat men misgrijpt op artikelen die nodig zijn. Een goede oplossing dus voor de situatie bij Gebhard Electro.

Van Egmond Groep VMI Gebhard Electro

De voordelen in het kort:

  • VMI is tijdbesparend.
  • Met een goed ingerichte VMI kunnen er kosten worden bespaard.
  • VMI is duurzaam; vanwege minder gespreide leveringen en minder losse verpakkingen.
  • Een goed ingerichte VMI zorgt voor een kleinere kans op misgrijpen.

VMI bij Van Egmond Groep

“We zijn partijen gaan vergelijken die de VMI-oplossing aanboden. Daarbij hebben we onder andere gekeken naar wie de meest toegevoegde waarde hierin kan leveren. Uiteindelijk is Van Egmond Groep met het beste plan gekomen voor ons vraagstuk. Het plan was het meest op ons als klant gericht, het was een uitgebreid plan en er was goed over nagedacht”, vertelt Dion Heiblom, Purchaser bij Gebhard Electro. “Er zijn in het proces van het ontwikkelen van de VMI meerdere gesprekken gevoerd over hoe we dit intern bij Gebhard Electro konden gaan promoten, om vertrouwen te creëren”, vult Pierre Lans, accountmanager bij Van Egmond Groep, verder aan. “Vervolgens zijn we met een team, onder leiding van Jaël Krosse (VMI Consultant bij Van Egmond Groep), samen gaan zitten om de plannen en uitvoering verder uit te werken. Met de verschillende ervaringen van de personen binnen dat team, zoals op het gebied van de gebruikte systemen, hebben we het plan verder kunnen optimaliseren,” vertelt Pierre verder.

Naast het optimaliseren van het plan en de uiteindelijke uitvoering van de VMI, is er ook gekeken naar de standaardisatie. Bij Gebhard Electro werd bijvoorbeeld gebruik gemaakt van merken die Van Egmond Groep niet op voorraad heeft liggen. Op basis van de wensen van Gebhard Electro zijn Jaël Krosse, Ronald Lentjes (medewerker verkoop binnendienst bij Van Egmond Groep) en Pierre Lans gaan kijken op welke manier en met welke producten hieraan voldaan kon worden. Daarbij is er ook gekeken naar welke producten wellicht direct bij een leverancier werden ingekocht, om deze ook via Van Egmond Groep bij de VMI in te regelen.

Van Egmond Groep Gebhard Electro VMI
V.l.n.r: Pierre Lans, Dion Heiblom, Jaël Krosse

Het stappenplan

“Vanaf het moment dat de eerste gesprekken zijn gevoerd tussen Gebhard Electro en Van Egmond Groep, kwam ik in beeld,” vertelt Jaël Krosse. “Wij zijn gesprekken gaan voeren met medewerkers van Gebhard Electro over wat wij voor hen konden betekenen met VMI en hoe wij onze eerdere ervaringen bij hun konden gaan implementeren. Vervolgens zijn we gaan kijken wat er in de bestaande situatie in het magazijn lag en wat daarvan vervolgens terug te vinden moest zijn in het VMI. Daarvoor is er een artikellijst opgesteld. Deze lijst zijn wij gaan nalopen om te bekijken wat wij wel direct konden leveren en wat wij als alternatieven konden aanleveren. Op basis van afname en historie hebben we vervolgens een min-max bepaald, oftewel welke hoeveelheden worden er per product in een bakje geplaatst. Zo is er inzicht verkregen in de hoeveelheden, de grootte van de VMI en uiteindelijk in hoeveel kasten er geplaatst moesten worden. Deze zijn vervolgens bestickerd, geleverd bij Gebhard Electro en helemaal gereed gemaakt.”

Verder kijken naar de mogelijkheden

“Bij Van Egmond Groep vinden we het belangrijk om samen met de klant tot een succesvol resultaat te komen. Zo gaf Dion bij mij aan dat ze binnen de VMI ook graag boutjes en moertjes terug zouden willen zien. Dat is bij ons bij Van Egmond Groep niet de kernzaak, maar om de klant toch volledig te kunnen ondersteunen, hebben we ook hiervoor gezocht naar de mogelijkheden en beste keuzes. Zo kunnen we met het VMI-systeem de klant volledig voorzien van een goede oplossing”, legt Pierre uit.
Bjorn van Bommel, accountmanager bij Gebhard Electro, vult hierop aan: “Het productaanbod is daarmee ook wel verbeterd bij ons. Er is met een kritische blik, kennis en ervaring gekeken naar welke opties er zijn. Bij ons is het er met de jaren wellicht ook wel ingesleten om uit gewoonte bepaalde producten bij bepaalde leveranciers in te kopen. Uiteraard is kwaliteit hierbij altijd het belangrijkste, want ook met verschillende klanten en hun eisen, zit je met A-merken vaak al goed en hoef je hierin niet te veranderen van merk.”

"Bij Van Egmond Groep vinden we het belangrijk om samen met de klant tot een succesvol resultaat te komen."

De Total Cost of Ownership (TCO)

Wanneer er ontwikkelingen worden doorgevoerd binnen een proces, is het verstandig om ook stil te staan bij de kosten die hiermee gemaakt en bespaard worden. Middels een TCO, Total Cost of Ownership, bereken je wat je bespaart. Maar welke aspecten worden er meegenomen in deze berekening?

Vanuit Gebhard Electro

“In eerste instantie kijken wij hierbij naar het bedrag van het artikel zelf, maar daarnaast ook naar handelingen, zoals facturen in- en uitboeken, boekingen doen, bestellingen maken en inkopen. Op het moment dat wij gebruik zijn gaan maken van VMI waren deze handelingen er nog wel, maar bijvoorbeeld nog maar één keer in de week. Het aantal facturen is dan ook gezakt naar 12 in het jaar. Dat scheelt veel werk”, vertelt Dion. “Daarnaast, en wellicht is dat ook het belangrijkste geweest voor ons, kunnen de productieve uren omhoog in onze productie. Zij hoeven niet meer te wachten; ze kunnen efficiënt aan de slag met hun werk”, vult hij verder aan.

Vanuit Van Egmond Groep

Bij het berekenen van de TCO met onze calculatietool bekijken we hoeveel producten er daadwerkelijk in een magazijn liggen. Op basis daarvan kunnen we een inschatting maken van de hoeveelheid orderregels er per jaar gemaakt gaan worden. Vervolgens hebben we de verwachte omzetten van de klant, in dit geval Gebhard Electro, nodig. Als laatst rekenen we een fee voor het uit handen nemen van onder meer de administratieve handelingen rondom de facturen en boekingen.

De samenwerking tussen Gebhard Electro en Van Egmond Groep

“Ik denk dat hoe wij bij Gebhard Electro omgaan met onze klanten erg aansluit bij hoe Van Egmond Groep voor ons als leverancier is. De sfeer onderling is goed en er is ruimte om te lachen met elkaar. Daarbij sluit het stukje meedenken met de klant, zoals Van Egmond Groep dat heeft gedaan bij de selectie van fabrikanten, ook erg aan op onze eigen kernwaarden”, vertelt Bjorn. Vervolgens vertelt Dion: “Het is niet alleen maar het lachen en gezellig samen kunnen werken. Het is ook het feit dat we het tegen elkaar durven te zeggen wanneer iets niet goed gaat en hoe we dat moeten oplossen, samen.” “Open en transparant”, vult Bjorn aan. “Er is een match tussen de bedrijven en de mensen die werken bij Gebhard Electro en Van Egmond Groep. Dat leidt tot successen”, gaat Pierre verder.

Gebhard Electro VMI

"Ik denk dat hoe wij bij Gebhard Electro omgaan met onze klanten erg aansluit bij hoe Van Egmond Groep voor ons als leverancier is."

Rapportage en advies

Na het installeren van de VMI bij de klant, stopt het adviseren en ontwikkelen vanuit Van Egmond Groep niet. Maandelijks wordt er voor Gebhard Electro een rapportage gemaakt waarin onder andere inzichtelijk is van welke producten er veel wordt afgenomen en welke juist helemaal niet gebruikt worden. Op deze manier wordt er een advies uitgebracht over de hoeveelheden die op voorraad moeten liggen bij de VMI en kan het proces bij de klant verder ondersteund worden. Daarnaast wordt er vanuit Van Egmond Groep twee keer per jaar een bezoek ingepland, om deze periodieke management rapportage door te nemen om zo het proces nog verder te optimaliseren.

Wil je meer weten over de mogelijkheden rondom VMI?

VMI-oplossing zorgt voor optimalisering bij Gebhard Electro
Gebhard Electro is een organisatie met veel mogelijkheden en dus ook met veel processen. Bij één van deze processen liepen ze er tegenaan dat er te veel tijd verloren ging. De VMI dienstverlening van Van Egmond Groep bood hierin de oplossing.